Como lidar com os Riscos e Oportunidades para tratar as normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015?
por Rogerio Burini
Recebo muitas dúvidas de clientes com dificuldades para determinar um método que aborde fatores internos e externos e que assim possa classificar em riscos e oportunidades conforme os requisitos 4.1, 4.2 e 6.1 das normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015. Conforme definição destas duas normas., "Risco é um efeito da incerteza". O risco é frequentemente caracterizado pela referência a eventos "potenciais" e "consequências" ou uma combinação destes bem como a probabilidade de acontecer.
Levando em consideração estes conceitos colocados pelas NBRS ISO 9001 e 14001:2015 considero que uma forma eficaz e completa é aquela de utilizarmos o conceito da ferramenta de gestão SWOT Analysis. Siglas derivadas do inglês: "Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças". Esta ferramenta faz com que o gestor de uma organização consiga ter mais clareza sobre quando aproveitar uma oportunidade ou reconhecer uma ameaça e tomar as devidas providências. Então, vamos discutir um pouco este conceito e como utilizá-lo. Comecemos pelos fatores: "Forças e Fraquezas". Estes, por definição são considerados fatores internos de uma organização, os quais a organização possui controle de atuação sobre eles. Haver falhas no atendimento a prazos, ou na agilidade de uma produção, ou falhas na assertividade em contratação de pessoal adequado são "Fraquezas" de processos que a organização pode sim buscar medidas de melhoria. Se estas falhas forem de alto impacto e probabilidade de afetar o cliente, são por si só classificadas como risco de entrega de atividade ou resultado. Do outro lado temos as "Forças". Uma organização que possui um centro de logística planejado e estruturado, vendedores competentes e um área de projetos que entende todos os requisitos de cliente, possui mais certeza em entregar resultados assertivos conforme planejado, apresentando baixo risco. No âmbito dos fatores externos, possuimos eventos considerados "favoráveis" como por exemplo, um crescimento da economia e do mercado atuante, oferta de novas tecnologias, incentivos fiscais, entre outros eventos considerados "desfavoráveis" como a alta do dólar que afeta as importações de uma organização, uma portaria da Anvisa que proíbe o uso de uma matéria-prima ou um novo produto concorrente de maior vantagem que o ofertado pela organização. Estes fatores são alertas que fazem com que uma organização se planeje e identifique uma ação mais aplicável, mas que por si só não são considerados "Oportunidades" ou "Ameaças". Só serão consideradas "Oportunidades" se a organização possuir uma "Força" relacionada ao assunto que aproveite esta "Oportunidade" oferecida pelo fator externo e, só será considerado uma "Ameaça" ou até mesmo "Risco" se a organização apresentar fraquezas ou nenhuma força de forma a mitigar, repassar ou adiar o evento desfavorável. Voltando ao exemplo da nova portaria impedindo a utilização de uma matéria-prima, significa que se a organização não apresentar uma "Força" em seus processos de projeto e suprimentos a ponto de rapidamente substituir essa matéria-prima por uma outra de mesmo menor ou igual custo, poderá sim ter um alto risco em não abastecer seus clientes e até de manter a sobrevivência no mercado. Soma-se a a esta avaliação, uma classificação de probabilidade e impacto dos eventos favoráveis e desfavoráveis de forma a permitir com que a organização priorize as ações.
Então respondendo a muitas dúvidas, uma "Oportunidade" de fato só será uma "Oportunidade" se uma organização puder aproveitá-la após comprovada a existência de "Forças" pertinentes ao assunto e uma "Ameaça ou risco" de fato serão se, uma organização possuir "Fraquezas" ou poucas "Forças" de reação de maneira apenas aumentem as incertezas e reduzam as chances de atenuação.
Acredito que agora tenha ficado mais fácil elaborar uma matriz com estes conceitos e atender aos requisitos 4.1, 4.2, 6.1 e 6.2 das normas IS0 9001:2015 e ISO 14001:2015.